El Control de activos fijos, es una tarea extremadamente vulnerable cuando no se controla. Cuando no se contabilizan en forma correcta, pueden llegar a generar consecuencias impositivas para la empresa. Realizamos la toma física y/o valoración de cada uno de los bienes físicos que posee la organización, de acuerdo a técnicas recomendadas para el efecto. Esta observación no causará interrupción a los procesos operativos y/o administrativos, adoptando las seguridades pertinentes en las áreas restringidas.

y bienes de control

Inventario físico de activos fijos

Planificación, toma física, plaqueo, rotulación conciliación, valoración y migración al sistema de administración y gestión de bienes.

La información a levantar será presentada y analizada por las dos partes, teniendo en cuenta las sugerencias de la contratante y del personal que administrará los activos fijos.

¡¡Cotiza con nosotros, la toma física de tus activos!!

Codificación

Propiedad planta y equipo NIC 16

Codificación y etiquetado

La codificación de los activos se lo hará de preferencia en una forma secuencial, no es necesario utilizar un código estructurado, debido a que al leer el código de barras este nos dará toda la información relacionada con el activo, usuario, departamento, ciudad, centro de costo y todas las características físicas del bien.

El material a utilizarse para la identificación de los bienes es de acuerdo al castigo que sufra el bien, en algunos casos es necesario utilizar placas metálicas de acero inoxidable, o etiquetas de polipropileno impresa mediante transferencia térmica y con un protector transparente de vinilo. El diseño de la placa y la etiqueta se coordinara entre las partes.

¿Necesitas impresión de etiquetas y placas metálicas con códigos de barra?

Brindamos el servicio de impresión a la medida y de acuerdo a las necesidades de la empresa

Otra alternativa de identificar los bienes es el uso de tags RFID, existen varios tipos de tags, de acuerdo a la necesidad de su proyecto y estos están compuestos por un chip y una antena que generan una señal de radiofrecuencia con los datos de identificación. Esta señal puede ser captada por un lector RFID, que se encarga de leer la información. Este sistema reduce significativamente la gestión y control de los activos, después de su colocación.

Conciliación

Deterioro del valor de los activos NIC 36

Conciliación con registros contables

Con la información obtenida, se concilia y actualiza con los registros contables que disponga la compañía incorporando los ajustes y/o reclasificaciones sugeridas por nosotros y aceptadas por la empresa. Al realizar éste proceso se determina:

Confirmar la existencia de los bienes
Listado de bienes que constan en los registros contables y no fueron ubicados físicamente.
Listado de bienes ubicados físicamente y no se encuentran en los registros contables.
Determinar los bienes obsoletos, inservibles y/o que no existan para proceder a la baja de activo.

Como producto final tenemos la base de datos con toda la información de los bienes de la empresa, con ubicación política y administrativa , misma que será entregada en el archivo y formato que soliciten para la migración de datos al sistema de administración y control de activos que posea la empresa.

Adicionalmente la información será alojada en nuestra plataforma i-CAF Gestión y control de activos fijos por internet, por el tiempo de 30 días sin ningún costo, para descarga, actualización y modificación de la información hasta la migración final.

Al término de la consultoría la empresa contará con información sobre:

Cuántos bienes posee, con su respectiva identificación, estado de conservación y valoración en los bienes requeridos.
Unidades físicas en las que se ubican estos activos.
Activos por usuario responsable y centros de costo.
Clasificados por tipo y subtipo de activos de acuerdo al plan de cuentas.
Conciliado su valor histórico y depreciación acumulada con el balance general a una fecha de corte.
Actas de entrega recepción por usuario responsable.

Tasación

Activos no corrientes mantenidos para la venta NIIF 5

y actividades interrumpidas

Tasación y valuación de activos

La aplicación de las nuevas normas NIIFS tendrá importantes impactos sobre las empresas, dado que los procesos son más complejos, para garantizar la fidelidad de la información que se entrega en los estados financieros.

"Normalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios se determinará a partir de la evidencia basada en el mercado que ofrezca la tasación, realizada habitualmente por expertos independientes cualificados profesionalmente. El valor razonable de los elementos de inmovilizado material, por ejemplo, la planta y equipo será habitualmente su valor de mercado, determinado mediante una tasación". (NIC16, párrafo 32)

"La frecuencia de las revalorizaciones dependerá de los cambios que experimenten los valores razonables de los elementos de inmovilizado material que se estén revalorizando. Cuando el valor razonable del activo revalorizado difiera significativamente de su importe en libros, será necesaria una nueva revalorización.

Algunos elementos de inmovilizado material experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo que necesitarán revalorizaciones anuales. Tales revalorizaciones frecuentes serán innecesarias para elementos de inmovilizado material con variaciones insignificantes en su valor razonable. Para éstos, pueden ser suficientes revalorizaciones hechas cada tres o cinco años". (NIC16, párrafo 34)

Brindamos el servicio de tasaciones de terrenos, edificaciones, maquinarias y equipos, para fines de transacción, impositivos, seguros o de NIIFS. Contamos con un equipo especialista, con capacidad para valuar activos, considerando diferentes enfoques de valuación para cada una de las necesidades de nuestros clientes.

Tasación de terrenos y edificaciones
Valuación de maquinarias y equipos
Cumplimientos contables y financieros (NIIFS)

¿Necesita un cambio en la administración, gestión y control de su activo fijo?

Hace poco tiempo, el control de los activos fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y contable. Hoy, la dinámica de los negocios, normativa contable y procedimientos han creado la necesidad de poder administrar de manera confiable y eficiente una de las partes más importantes del balance general, el activo fijo. Es posible que necesite un cambio en la gestión de sus inversiones una actualización en su proceso.

Autoevaluación:

¿Cuenta con un software para la administración, gestión y control del activo fijo?
¿Cuenta con recurso humano que se dedica a tiempo completo a esta actividad?
¿Su empresa dispone de políticas y procedimientos sobre el control de activos fijos.
¿Se encuentra conciliado el inventario físico con los registros contables?
¿Dispone de registros de mantenimiento preventivo y correctivo a los activos que requieren?
¿Cuenta con información detallada de sus activos por ciudades, aéreas, departamentos, sucursales y usuarios?
¿Sus activos fijos se encuentran identificados, etiquetados o rotulados?
¿Sus activos se encuentran a precio real de mercado e incorporados a una póliza de seguro?
¿Cuenta con un archivo digital o documental de los activos fijos donde se encuentra valor histórico, depreciaciones y revalorizaciones?
¿Dispone de actas entrega recepción de los bienes entregados a su personal?

Planificación de la toma física

Planificación

Muchas empresas asignan esta responsabilidad a su departamento de contabilidad, debido principalmente a presupuesto o porque subestiman que se trata de una tarea fácil de realizar, es necesario tomar en cuenta que para esta actividad tenga buenos resultados, el personal requiere dedicación de tiempo completo, contar con los medios necesarios como software, hardware y sobre todo experiencia sin embargo aquí les dejo algunos tips necesario a tomar en cuenta durante la planificación de la toma física. Si tienes algún comentario o idea a expresar sobre este tema ingresa al foro para poder comentar entre todos los interesados en el tema.

Contamos con los recursos, tiempo y experiencia para que esta labor sea realizada por un equipo interno o es necesario un apoyo externo.

Definir la información que se va a recolectar de los activos fijos. Marca, modelo, serie, color, usuario etc y demás características que nos permitan tener un conocimiento detallado de nuestro bien.
Diseñar y definir el plaqueo o identificación para los activos, utilizaremos códigos barra, el código será secuencial o estructurado ¿qué diferencia tienen? ¿Se verificarán todos los bienes inclusive los considerados de control? ¿Cuál es la política de la empresa sobre la activación y control de bienes?
Establecer sucursales, departamentos, áreas físicas donde se llevara a cabo la toma física.
Definir los catálogos de activos fijos es decir tipos y subtipos de activo, por ejemplo tipo equipo de computación, y este guardara los subtipos o subclase de bienes por ejemplo servidor, monitor, cpu, impresora.. etc.

Evaluar con que información inicial se cuenta, esto es muy importante hay cierto tipo de organizaciones que no cuentan con ningún tipo de información detallada de sus bienes, lo tienen solamente a nivel contable por facturas activadas en su totalidad pero sin ningún detalle, otras cuenta con algún tipo de detalle en sus bienes, pero sin respaldo de facturas físicas. Tendremos que analizar esta información para aplicar una correcta toma física y sobre todo estimar el tiempo que nos tomara.

Establecer si la toma física se la hará manual o con la ayuda de algún software, esta fase es importante, ya que en la recolección de datos puede ser la diferencia entre errores comunes como duplicación de códigos. El contar con un software para la toma física nos puede ayudar en la estandarización de la información y dependiendo de la cantidad de bienes y grupos de trabajo se puede definir la aplicación más óptima. No dejes de ver las características de nuestro sistema de toma física STIAF para PC óptimo para un equipo de toma física o STIAF web ideal para ilimitado números de quipos de toma física en línea.

Determinar con el departamento de sistemas, hacia donde se migrara la información de la toma física, para que este establezca los campos de información que soporta el sistema o módulo de activos fijos y que a su vez son necesarios considerar durante el inventario.
Solicitar el soporte de la Gerencia en este proceso para que todos los empleados colaboren de la mejor manera con esta actividad de toma física, por experiencia a todos nos gusta que nos supervisen sobre los bienes que tenemos cargo siempre existirá una resistencia por esa razón es necesario contar con el apoyo de gerencia.
Una vez finalizada esta etapa, procedemos a la ejecución donde es importante seguir paso a paso lo planificado.
Contar con el personal que se definió, si fue el caso de un apoyo interno es necesario una capacitación previa.

¿Necesitas solo el asesoramiento en tu toma física de activos?